El problema: el trabajo operativo ahogaba al equipo creativo
El equipo de una agencia de comunicación con sede en Madrid llegó a AxulvenAI después de reconocer un patrón que repetían semana tras semana: los lunes se iban en clasificar correos y solicitudes entrantes, los miércoles en preparar informes de seguimiento y los viernes en redactar propuestas con estructura similar. El trabajo creativo, que era su razón de ser, quedaba comprimido en los espacios que dejaban estas tareas operativas. Necesitaban una forma de recuperar ese tiempo sin contratar a más personas.
La implementación: tres automatizaciones en la primera semana
Empezaron con tres flujos de trabajo que resolvían sus tres mayores fricciones. El primero clasificaba automáticamente los correos entrantes por tipo de solicitud y los asignaba al miembro del equipo correspondiente. El segundo generaba el esquema inicial de los informes de seguimiento a partir de los datos de los proyectos activos. El tercero redactaba el primer borrador de las propuestas comerciales usando las plantillas que el equipo había definido previamente. Los tres flujos quedaron configurados y activos en menos de dos días laborables.
Los resultados: más tiempo para lo que realmente importa
En el primer mes, el equipo contabilizó de forma informal cuánto tiempo seguían dedicando a las tres tareas que habían automatizado. La reducción fue notable: lo que antes ocupaba partes significativas de varios días a la semana quedó reducido a la revisión y aprobación de los resultados generados por AxulvenAI. Ese tiempo liberado fue a propuestas más elaboradas, a reuniones con clientes y a proyectos que antes quedaban postergados por falta de tiempo.
Lo que aprendieron en el proceso
El equipo señala dos aprendizajes principales. El primero: cuanto más detalle proporcionan al sistema sobre su forma de trabajar y sus preferencias de comunicación, más alineadas son las respuestas generadas con su estilo real, lo que reduce el tiempo de revisión. El segundo: el historial de acciones de AxulvenAI les permitió identificar tipos de solicitudes que aparecían repetidamente y que aún no tenían automatizadas, lo que les llevó a añadir nuevos flujos de forma progresiva. La plataforma no fue una solución única y estática, sino un sistema que fue creciendo con el equipo.